Call2Teams is een unieke toevoeging, waarbij Dstny als fabrikant optreedt. Via deze oplossing biedt Cloud Distributie via een volledig geautomatiseerd portaal de mogelijkheid om Microsoft Teams gebruikers te koppelen met het publieke telefonienetwerk.

Dit kan in een standalone mode (Call2Teams for Trunks) of in een hybride variant (Call2Teams for PBX) waarbij de intelligentie van de huidige IP-telefooncentrale wordt gebruikt om de gesprekken af te handelen.

In deze dienstbeschrijving zullen we verder ingaan op deze drie verschillende mogelijkheden en welke configuratie moet worden uitgevoerd om gesprekken te kunnen voeren via Microsoft Teams.

Configuratie is een fluitje van een cent. Cloud Distributie biedt met Call2Teams een volledig geautomatiseerd Teams provisioningsportaal voor het koppelen van gebruikers aan de Microsoft omgeving. Dit scheelt tijd en geld. Dát is het gemak van Call2Teams.

Technische beschrijving

In deze dienstbeschrijving worden de verschillende componenten en functionaliteiten van Call2Teams uitgelegd. Call2Teams is eigen technologie en valt binnen het Cloud Distributie portfolio onder Business Integrations.

Business Integrations

Call2Teams licenties

Voordat we over functionaliteit kunnen praten willen we eerst uitleg geven over de verschillende licentievormen die wij aanbieden.

Via ons Call2Teams portaal leveren wij een drietal licenties Teams integraties:

• Call2Teams for Trunks

• Call2Teams for PBX

In deze dienstbeschrijving zullen deze licenties verder worden toegelicht.

Call2Teams for Trunks

Je wil Teams gebruiken als volledige telefooncentrale. Met een Call2Teams user koppel je bijvoorbeeld eenvoudig Flux SIP-trunk aan je Teams-omgeving via een volledig geautomatiseerd proces.

Call2Teams for PBX

Je wil bellen met Teams en je gebruikt de intelligentie van je huidige IP-telefooncentrale. Eenvoud voor de gebruiker, en de uitgebreide functionaliteiten van een volwaardige telefooncentrale.

Naast een tal van voor gecertificeerde telefooncentrales die je in de Call2Teams portal kan selecteren, is het ook mogelijk om te kiezen voor het integreren van een niet gecertificeerde centrale. In het laatste geval dien je zelf de juiste parameters op te geven.

Standaard ondersteunt Call2Teams vele PBX vendoren. Hiervoor zijn PBX templates aangemaakt waardoor het heel makkelijk wordt gemaakt om een PBX te koppelen met Microsoft Teams. Deze vendoren zijn officieel getest, goedgekeurd en opgenomen in het provisioning proces binnen Call2Team. De belangrijkste vendoren voor de Nederlandse markt zijn hier onder uitgelicht:

Een belangrijke Nederlandse speler die in bovenstaande lijst ontbreekt is Xelion. Deze ontbreekt op dit moment als gecertificeerde PBX leverancier, maar wordt door Cloud Distributie wel ondersteund. Vraag bij Cloud Distributie naar de juiste instellingen.

Voorbereiding

Als je je keuze hebt gemaakt en de licenties zijn toegekend aan jouw account in de Call2Teams portal, kan je aan de slag met de voorbereiding om Teams te gaan koppelen.

Een juiste voorbereiding zorgt ervoor dat een koppeling binnen 15 minuten kan worden gemaakt.

Toegang Call2Teams portal

Cloud Distributie zorgt voor toegang tot het Call2Teams portaal. Via een uitnodiging per e-mail wordt een persoonlijke link verstuurd naar een gebruiker. Zodra deze gebruiker op de link klikt, zal de gebruiker zich registreren via zijn/haar Microsoft account. Inloggen werkt via het Single-Sign-On principe. Er hoeft dus geen wachtwoord te worden aangemaakt.

 Cloud Distributie zal één persoon uitnodigen en benoemen tot admin in Call2Teams.

Gebruikers configureren voor bellen met Teams

Voordat je begint met de Teams Admin setup, heb je het volgende nodig:

• Een gebruiker/login voor de te configureren Microsoft 365 account met Global Admin rechten

• Microsoft Teams Phone Standard licentie – per gebruiker (of E5 licenties) voor de eindgebruikers van de dienst

  • Bestel / configureer deze op tijd. Het kan tot 48 uur duren voordat deze licenties gebruiksklaar zijn vanuit Microsoft.

• Of de gegevens van de te koppelen SIP Trunk.

• Of de gegevens van de PBX (inclusief beheerderstoegang) om user credentials in te zien/ te beheren of aan te maken.

• Eén of twee Microsoft 365 gebruikerslicenties die niet zijn toegekend aan een gebruiker, zoals Business Basic voor enkele uren gedurende de initiële installatie.

Call2Teams configureren

Om te kunnen bellen via het vaste telefonienet met Microsoft Teams moeten de volgende stappen worden doorlopen

• Verzamel SIP / VoIP / PBX credentials

• Aanschaffen en toekennen van Microsoft Teams Phone Standard.

• Call2Teams service instellen:

  • Call2Teams PBX-user service instellen

  • De Call2Teams user service instellen

• Gebruikers aanmaken in de service portal en deze verbinden met jouw PBX service

Verzamel SIP credentials van de PBX

Indien je gaat bellen, verzamel dan de SIP credentials van alle gebruikers die je wil koppelen.

 Er zijn tot 5 onderdelen nodig om een gebruiker te verbinden:

• User DiD (Telefoonnummer)

• SIP Username

• SIP Password

• SIP Realm (of Domein)

• Registrar / Proxy

Deze informatie is doorgaans te vinden in de instellingen van de PBX-account van de gebruiker op de bestaande PBX. We raden aan om een nieuw apparaat in te stellen voor gebruik door Call2Teams, tenzij je de bestaande telefoon buiten gebruik stelt of de PBX expliciet meerdere registraties ondersteunt met een enkele gebruikersnaam.

Wij raden aan om een Excel-bestand bij te houden waarin de gebruikers worden bijgehouden. Op deze manier behoud je het overzicht bij het aanmaken van de gebruikers:

Let op dat de instelling Realm en Proxy waarschijnlijk voor elke klant hetzelfde zal zijn. Als je twee of meer PBX'en verbindt met één account op deze service, moet je er rekening mee houden dat je de verschillende Realm- en Proxy-instellingen voor elke groep gebruikers opslaat.

Aanschaffen en toekennen van Microsoft Teams Phone Standard

Wanneer je extern wil gaan bellen met Microsoft Teams dan dien je de juiste licentie per gebruiker af te nemen. Hiervoor betaal je aan Microsoft een vast bedrag per gebruiker per maand.

Via Microsoft dient de Microsoft Teams Phone Standard licentie te worden afgenomen. Deze is te gebruiken in combinatie met Microsoft 365 licenties.

Heb je een Microsoft 365 E5 licentie, dan heb je de Teams Phone standard licentie niet nodig. Deze is al inbegrepen in deze Microsoft licentie.

Teams Phone Resource Account license

Wanneer je volledig wil gaan bellen met Teams door je SIP Trunk te koppelen, ga je gebruik maken van Teams Phone Resource Account licences. Dit zijn virtuele licenties die je ontvangt bij je tenant. Per gekoppelde gebruiker krijg je meer licenties toegekend. Deze licenties zijn o.a. nodig om belgroepen en keuzemenu’s te maken.

Hou rekening dat wanneer je een keuzemenu wil gaan gebruiken, dat je hiervoor een extra Trunk User licentie nodig hebt (dit geldt niet wanneer je een PBX koppelt)

Call2Teams service instellen

De set-up is opgesplitst in twee fasen: Services en Gebruikers. Services zijn klant brede instellingen zoals het opzetten van de verbinding met de bestaande telefooncentrale en het opzetten van de Microsoft 365 tenant. Call2Teams PBX-user service instellen

Selecteer in het Call2Teams-portaal het tabblad Services. Kies de gewenste PBX uit de lijst of selecteer ‘Aangepast’ als jouw PBX niet in de lijst staat.

Instellingen die geschikt zijn voor dit PBX-type worden weergegeven, bijvoorbeeld:

Voer de vereiste informatie in op de pagina. De informatie wordt getoond, evenals de optie om nog een PBX toe te voegen; er wordt een extra PBX-vermelding gebruikt als je meer dan één PBX hebt.

3CX service instellen (voorbeeld)

Wil je 3CX koppelen aan Teams dan ziet de PBX template er als volgt uit.

De Call2Teams user service instellen

Wanneer Call2Teams gebruikers moeten worden ingesteld start je eerst met het koppelen van een Trunk. Via Services klik je op Trunk waarna je vervolgens verschillende SIP-trunk templates kan selecteren. Kies hier voor “Motto (NL) als SIP-trunk provider en vul de verplichte velden in.

Het is belangrijk om het nummer of de nummerreeks nog even toe te voegen. Deze nummers ga je later gebruiken om te koppelen aan een gebruiker.

Gebruikers aanmaken en verbinden met jouw (PBX) service

In het gebied Services kan je met het tabblad Teams de Teams-configuratie maken. De service wijst automatisch eindpunten toe op basis van de locatie van de PBX's of SIP-trunks. Met de functie Enable Sync kan de portal de service automatisch configureren en telefoonnummers rechtstreeks in jouw  365-tenant instellen.

Wanneer jij of je klant handmatig wil configureren, moeten de optie Enable Sync worden uitschakelen. Informatie over handmatige configuratie is beschikbaar in paragraaf “Microsoft 365 configureren zonder Sync Now”.

Het instellen van Microsoft 365 werkt het beste als je twee extra licenties hebt, zoals Business Essentials / Basic / Premium of E1 / E3 / E5. Deze reservelicenties zijn slechts een paar uur nodig tijdens het installatieproces en kunnen daarna worden verwijderd of opnieuw toegewezen. Als je maar één reservelicentie hebt, werkt het installatieproces ook, maar het kan langer duren. Als je geen reservelicenties heeft, zijn aanvullende handmatige activeringsstappen vereist.

Op het moment dat de service is ingeschakeld, vraagt de portal toestemming om wijzigingen aan te brengen in de spraakconfiguratie in Microsoft 365. Er verschijnt een verzoek om in te loggen en twee afzonderlijke machtigingsvensters.

Het is belangrijk om in te loggen met de gegevens voor het installeren van het Microsoft 365-account. Inloggen met een ander Microsoft-365 account zorgt er voor dat wijzigingen aan een andere Microsoft 365-huurder wordt toegevoegd.

Er zullen twee of drie pop-ups zijn die toestemming vragen om de beheeractiviteiten mogelijk te maken om het Microsoft 365-account te configureren.

Een deel van de synchronisatie voegt speciale domeinen toe aan het Microsoft 365-account en activeert ze voor spraak. Dit vereist dat het inlogadres van een gelicenseerde gebruiker op zijn beurt lang genoeg wordt gewijzigd in elk van deze domeinen zodat Microsoft dat domein in het spraaksubsysteem kan activeren. De synchronisatie doet dit automatisch met behulp van de eerste van deze drie methoden die van toepassing is:

• Gebruik een reservelicentie om een ​​gebruiker aan te maken en verwijder de gebruiker wanneer je klaar bent

• Wijzig het aanmeldingsadres van de gebruiker van wie de inloggegevens zijn gespecificeerd voor de synchronisatie als deze een geschikte licentie heeft, en verander het terug als je klaar bent

• Wijzig het aanmeldingsadres van een willekeurige gebruiker met een geschikte licentie en wijzig het terug als je klaar bent

Wanneer de initiële configuratie is voltooid, wordt de knop Sync weergegeven met een groen vinkje

Opmerking: de portal vereist normaal gesproken slechts één keer autorisatie voor een Microsoft 365-account en deze toegangsautoriteit wordt opgeslagen in Microsoft 365. Toegang kan op elk moment worden ingetrokken (zie sectie 5 om toegang indien nodig in te trekken)

Af en toe tijdens het configuratieproces verandert de knop Sync Now in de blauwe knop, dit betekent dat er updates wachten op toepassing op de Microsoft 365-tenant.

Gebruikers aanmaken

Als je het tabblad Gebruikers selecteert, wordt de lijst met geconfigureerde gebruikers weergegeven, samen met hun registratiestatus.

In deze sectie kunnen nieuwe gebruikers worden aangemaakt met de functie Gebruiker toevoegen.

Er zijn enkele belangrijke kenmerken van de functie Gebruiker toevoegen om op te merken:

Er wordt een lijst met gebruikers weergegeven die van toepassing zijn op PBX-spraakoproepen met ten minste een van de volgende:

• Microsoft Teams Phone Standard.

• Een E5 licentie.

Verschijnt je gebruiker niet in de Call2Teams portal, dan heb je vermoedelijk niet de juiste gebruikerslicentie of de juiste add-on licentie gekocht bij Microsoft via het administratorportaal. 

Als een gebruiker een telefoonnummer heeft toegewezen gekregen in Microsoft 365, wordt dit weergegeven wanneer de gebruiker is geselecteerd:

Wanneer dit is ontgrendeld, kan een nieuw telefoonnummer voor de gebruiker worden toegevoegd of bewerkt. Dit is ook het gedrag voor gebruikers die worden ingesteld zonder telefoonnummers in Microsoft 365.

Een telefoonnummer dat is ingevoerd voor een gebruiker, wordt doorgestuurd naar de Microsoft 365-configuratie van de klant bij de volgende Sync Now activiteit.

De resterende informatie die voor elke gebruiker moet worden ingevoerd, is de SIP-gebruikersnaam en het wachtwoord zoals ingesteld in de PBX-portal voor het apparaat van de gebruiker.

Vergeet niet om een Sync Now-activiteit te starten na het bijwerken van gebruikers, de knop Sync Now wordt blauw om aan te geven dat een synchronisatie vereist is. Na syncen kan het even duren voordat de blauwe Sync Now knop verdwijnt en verandert in een witte/groene button die aangeeft dat de sync is gelukt.

Gebruikers bewerken

In de lijst met gebruikers, kunnen de details van de gebruiker worden getoond met behulp van het kleine pijltje naast de gebruikersnaam:

 Klik op dit element om het details van de gebruiker uit te vouwen:

In dit stadium kan de gebruikersinformatie worden gewijzigd of kan de gebruiker worden verwijderd. Na wijzigingen aan een gebruiker is een Sync Now-activiteit vereist. Dit voltooit het installatieproces.

Configuratievertragingen

Sommige elementen van de configuratie binnen Microsoft 365 kunnen onderhevig zijn aan vertragingen omdat informatie zich verspreidt tussen verschillende delen van het Microsoft-systeem. Dit kan van dag tot dag verschillen, dus we raden je aan om deze stappen ten minste 48 uur voorafgaand aan je go-live-datum uit te voeren om dit mogelijk te maken. Als je bij elke stap een onverwachte fout krijgt, raden we aan 24 uur te wachten en het opnieuw te proberen voordat je een probleem aan Microsoft meldt.

Probleem oplossen

Als je problemen ondervindt met deze instellingsstappen voor DNS of Teams-kiestoetsen, raadpleeg je de afzonderlijke gids voor probleemoplossing in het gedeelte Downloads van de Microsoft portal.

Microsoft 365 configureren zonder Sync Now

Deze sectie schetst het vereiste proces en is bedoeld voor gekwalificeerde Microsoft 365-beheerders met diepgaande kennis van PowerShell-opdrachten.

Bepaalde ondernemingen en klanten met complexe reeds bestaande spraakconfiguraties van Microsoft 365 willen de configuratie van de Microsoft 365-tenant mogelijk handmatig uitvoeren via PowerShell. Wanneer je eindklant handmatig wil configureren, dien je de optie Enable Sync uit te schakelen.

De onderstaande opdrachten zijn die van de geautomatiseerde synchronisatie-agent. Deze kunnen worden gebruikt als uitgangspunt voor een klant om hun eigen wijzigingen aan hun Microsoft 365-tenant te ontwerpen. De geel gemarkeerde elementen moeten worden vervangen door de werkelijke waarden om overeen te komen met wat wordt weergegeven in het serviceportaal.

Voordat je de powershell-opdrachten uitvoert, voeg je de domeinen die op het scherm Services worden weergegeven toe aan jouw Microsoft 365-tenant en valideer je ze met DNS TXT. De DNS TXT-code op de Microsoft 365-portal kan worden ingevoerd in het servicescherm.

Zodra de domeinen zijn gevalideerd, moeten ze worden geactiveerd voor spraak. Dit kan voor elk domein worden gedaan door een gebruiker te hebben met een inlogadres met behulp van het domein waar de gebruiker een licentie heeft met Microsoft 365. Controleer of het domein is geactiveerd met de opdracht Get-CsTenant powershell en bevestig dat het DomainUrlMap-veld het nieuwe domein bevat. Dit duurt enkele minuten, maar kan soms meer dan 24 uur duren. Eenmaal geactiveerd, is het niet langer nodig om een ​​gebruiker met dit domein te behouden.

Configuratie Microsoft Teams gebruikers

In dit hoofdstuk worden de stappen uitgelegd voor eindgebruikers om het bellen met teams te verbeteren en juist in te stellen. Er wordt ervan uitgegaan dat je hoofdstuk 2 al volledig hebt doorlopen. Hier wordt beschreven hoe je Click-to-Dial kan instellen, zodat je een telefoonnummer via Teams kan bellen door direct op het telefoonnummer te klikken dat wordt gepresenteerd in o.a. een webpagina.

Click-to-Dial configuratie

De PBX weet niet wanneer oproepen in de wacht worden gezet, dus geen aangepaste wachtmuziek wordt voor de beller afgespeeld.

Er zijn drie stappen om Click-to-Dial op een pc te activeren:

• Stel Microsoft Teams in als de standaardapp om te bellen.

• Installeer een browserplug-in om telefoonnummers klikbaar te maken.

Stel Microsoft Teams in als de standaardapp om te bellen

• Ga naar systeeminstellingen en selecteer Standaard apps.

• Blader omlaag naar de onderkant van de lijst en selecteer Kies standaard-apps op protocol.

Blader door de lijst met protocollen om TEL te vinden en stel dit in op Microsoft Teams.

Installeer een browserplug-in om telefoonnummers klikbaar te maken

Afhankelijk van de browser moet je mogelijk een plug-in installeren om telefoonnummers in klikbare links te veranderen. Er zijn veel verschillende plug-ins beschikbaar en hoewel we hieronder enkele voorstellen, zijn we er niet aan verbonden en kunnen we niet verantwoordelijk worden gehouden voor hun tekortkomingen.

Click to Dial ingebruikname

Wanneer je een telefoonnummer op een webpagina ziet, kun je er met de linkermuisknop op klikken om de oproep via Teams te plaatsen. Mogelijk wordt gevraagd of je MS Teams wilt starten en of je dit als standaardactie wilt gebruiken.

Je zou dan een dialoogvenster moeten zien met de vraag: 'Wilt u dit nummer bellen?'

Geavanceerde scenario’s

Dit hoofdstuk behandelt geavanceerde belscenario's tussen de PBX en Teams. Het is bedoeld voor telefonietechnici met ervaring in geavanceerde scenario's voor het afhandelen van SIP-gesprekken.

Deze scenario's kunnen in de loop van de tijd veranderen naarmate de Microsoft-interfaces evolueren, en we zullen er altijd naar streven om de beste gebruikerservaring te bieden binnen de door Microsoft opgelegde beperkingen.

Caller ID naam presentatie

Wanneer er vanaf de PBX wordt gebeld naar een standaard softphone of SIP-telefoon, wordt verwacht dat naast het weergegeven nummer van de beller ook de naam van de beller wordt weergegeven, indien beschikbaar. Veel PBX’en wijzigen de naam van de beller om informatie toe te voegen, zoals de naam van de wachtrij waar de oproep doorheen is geleid. Het is wenselijk dat deze informatie wordt doorgegeven aan de Microsoft-client.

Gesprekken in wachtstand

De PBX weet niet wanneer oproepen in de wacht worden gezet, dus er zal geen aangepaste wachtmuziek voor de beller worden afgespeeld.

Gesprekken met meerdere partijen

Gesprekken doorschakelen

[1] PBX is zich niet bewust van overdracht

[2] Dit is geen echte consultatieve doorschakeling: het consult is één gesprek, dan hangt dat gesprek op en wordt het oorspronkelijke gesprek blind doorverbonden.

[3] Dit is geen echte consultatieve doorschakeling: het consult is één gesprek en terwijl dat gesprek nog bezig is, wordt het oorspronkelijke gesprek blind doorverbonden. De ontvanger moet wisselgesprek hebben ingeschakeld op de PBX om te voorkomen dat de doorschakeling naar zijn voicemail gaat.

Dubbel doorverbinden

Scenario's waarbij de oproep wordt overgedragen van de ene Microsoft-gebruiker naar de andere en vervolgens opnieuw wordt doorverbonden.

Teams gesprekken doorschakelen

Oproepen doorschakelen en ‘Also Ring’ naar andere Teams-gebruikers wordt ondersteund.

Ondersteuning voor doorschakelen en ‘Also Ring’ naar PBX-nummers wordt niet officieel ondersteund omdat de functionaliteit afhankelijk is van de PBX-mogelijkheden en configuratie.

Support

Call2Teams wordt ondersteund conform de standaard serviceafspraken (SLA). Niet Cloud Distributie-diensten (zoals Microsoft 365/Teams en Trunks van derden) worden op basis van Best Effort behandeld.