VoIPcube biedt een transcriptiefunctie waarmee telefoongesprekken automatisch worden omgezet naar volledige, nauwkeurige tekstverslagen. Hierdoor blijft alle belangrijke informatie uit gesprekken bewaard en eenvoudig terug te lezen. Handmatige notities zijn overbodig, waardoor gesprekken efficiënter verwerkt en opgevolgd kunnen worden. Dit voorkomt misverstanden, bespaart tijd en zorgt voor een compleet overzicht van gevoerde klantgesprekken. Zo krijgt u beter inzicht in klantvragen en gemaakte afspraken, en blijft geen detail onopgemerkt.
De Dstny Transcriptie Tool (DTT) betreft een Add-On op VoIPcube en heeft als basis altijd een VoIPcube integratie, VoIPcube users en VoIPcube Call Recording nodig.
Snelle en automatische verwerking
De DTT zal gesprekken direct na afloop transcriberen, wat veel tijd en handmatig werk bespaart.
Hoge nauwkeurigheid
Moderne AI-spraakherkenning is getraind op diverse accenten en vaktaal, waardoor de transcripties betrouwbaar en correct zijn, zeker bij goede geluidskwaliteit.
Makkelijk doorzoekbare gespreksverslagen
Gesprekken worden automatisch omgezet naar tekst waarin je eenvoudig kunt zoeken op trefwoorden, benamingen of onderwerpen.
Integratie met andere systemen
De DTT kan (bijvoorbeeld) gekoppeld worden aan CRM/ERP systemen, zodat data direct bruikbaar is.
Sprekerherkenning en tijdstempels
De DTT kan automatisch aangeven welke spreker aan het woord is en op welk moment in het gesprek, wat overzicht en context geeft.
Ondersteuning bij kwaliteitscontrole en training
Doordat gesprekken direct beschikbaar zijn als tekst, kunnen leidinggevenden of kwaliteitsmedewerkers snel steekproeven doen en medewerkers gericht feedback geven.
Bevordering van toegankelijkheid
Transcripties maken telefonische gesprekken toegankelijk voor mensen met gehoorbeperkingen en voor situaties waarin audio niet af te luisteren is.
Voor het transcriberen van gesprekken hebben we de volgende:
Als VoIPcube Add-on op een CRM integratie. De transcriptie wordt dan weggeschreven naar het CRM/ERP pakket.*
Als losse functionaliteit. De transcriptie wordt dan weggeschreven naar:
e-mail (Dit is een bestaande dienst)
Database (Dit betreft een maatwerk oplossing)
* voor sommige integraties (bv. RealWorks) geldt dat wegschrijven naar CRM/ERP nog niet mogelijk is. In dergelijke situaties wordt de transcriptie aangeboden via e-mail.
De volgende link biedt een volledig overzicht van de VoIPcube functionaliteiten per CRM/ERP-pakket, en of het pakker de mogelijkheid biedt om transcripties weg te schrijven:
https://docs.voipcube.io/partner/integrations/overview
De Transcriptie zal bij een integratie met een CRM of ERP pakket weggeschreven worden op de juiste klantkaart van de betreffende relatie waar een match mee is gemaakt in het pakket. Het wegschrijven naar een CRM of ERP pakket biedt veel voordelen, waaronder:
Alles op één centrale plek
Je hebt direct toegang tot alle klantcommunicatie vanuit het bestaande klantdossier. Geen losse notities, e-mails of externe bestanden. Dit bespaart zoeken en voorkomt dat informatie verspreid raakt.
Altijd up-to-date klantinzicht
Door gespreksverslagen direct in het CRM op te slaan, is het klantprofiel continu actueel. Iedereen binnen het team weet exact wat er is besproken en afgesproken, ongeacht wie het gesprek heeft gevoerd.
Snelle opvolging en betere service
Omdat je direct kunt terugzien wat er in een gesprek is gezegd, kun je sneller en gerichter opvolgen. Bijvoorbeeld bij klachten, offertes of afspraken. Dit verhoogt de kwaliteit van de klantbeleving.
Niet elk CRM of ERP pakket ondersteunt de Transcriptie functionaliteit. Zie overzicht of transcripties worden ondersteund: https://docs.voipcube.io/partner/integrations/overview
Het is ook mogelijk om de transcriptie per e-mail weg te schrijven. Deze optie biedt de functionaliteit om dit naar individueel e-mailadres weg te schrijven. VoIPcube haalt uit de centrale alle gebruikers op. Indien er niet wordt aangeven om welke users het gaat, zal er voor alle users de functionaliteit worden ingeregeld. Het e-mailadres dat gekoppeld is aan de gebruiker in de PBX, daar zal de gebruiker persoonlijk zijn eigen transcriptie op ontvangen. Er kan op verzoek ook een ander e-mailadres ingesteld worden. Standaard wordt er gebruik gemaakt van de Flux mailserver i.v.m. veiligheidsmaatregelen zoals encryptie.
Indien er een andere wijze gewenst is om de transcriptie naar weg te schrijven, neem dan contact op met Sales. Er zal dan een maatwerkproces opgestart worden om de haalbaarheid te onderzoeken, waarna er met een akkoord van de klant de realisatie wordt uitgevoerd. Dit betreft een maatwerk opdracht.
Dstny Transcriptie Tool bestaat uit een aantal verschillende licenties/services
DTT is beschikbaar in verschillende bundels van 25 uur tot zelfs 10.000 uur. Transcriptie wordt verrekend op basis van opgenomen uren audio die getranscribeerd wordt in tekst door het AI platform.
Om transcriptie te kunnen gebruiken zijn gespreksopnamen vanuit VoIPcube nodig. Om transcriptie te kunnen verwerken is een korte retentieperiode nodig voor de recording. Dstny biedt standaard 2 dagen retentieperiode kosteloos aan om transcriptie uit te kunnen voeren. Wil je een hogere retentieperiode voor de recordings, dan kun je kiezen uit een groot aantal opties, varierend van 1 week tot 10 jaar.
VoIPcube per pakket
VoIPcube per user*
Call Recording op de PBX
* Het kan zijn dat bij een maatwerk opdracht het component ‘VoIPcube user’ niet benodigd is om gebruik te maken van de functionaliteit.
Als toevoeging op VoIPcube wordt AI (Amazon Transcribe) ingezet om Call Transcribing functionaliteit te bieden. Dit betekent dat automatisch van telefoongesprekken (Call Recordings) de audio wordt omgezet naar een volledige tekst van het gevoerde gesprek. Deze tekst – aangevuld met meta data – wordt dan weggeschreven naar vooraf gedefinieerde bestemming. Het wegschrijven naar een CRM/ERP pakket kan verschillen per pakket.
De transcriptie wordt direct na het ophangen van het gesprek omgezet in tekst. In de transcriptie worden de verschillende sprekers onderscheiden aan de hand van de verschillende stemmen van sprekers. De gebruikers worden dan respectievelijk aangeduid met ‘spk_0’, ‘spk_1’, ‘spk_2’, enz. tot een maximum van 30. Het wordt aanbevolen om zoveel mogelijk in één en dezelfde taal te communiceren. De AI dienst van AWS kan daar namelijk moeite mee hebben en kan dan het verkeerde woord opnemen in de transcriptie. De transcriptie heeft de volgende onderdelen:
Transcriptie van de gesproken tekst
Aanduiding van de verschillende sprekers
Type gesprek: Inkomend of uitgaand
Naam van de user in de PBX
DID (telefoonnummer(s)) van de user in de PBX
Telefoonnummer van de externe persoon
Tijdstip en tijd van het gesprek
Voor de DTT wordt (AWS) Amazon Transcribe gebruikt. Amazon Transcribe is een uitermate geschikte AI tool die het beste spraak omzet naar tekst. Amazon Transcribe biedt volledige veiligheid van jouw gegevens: De data wordt volledig encrypted verstuurd naar Amazon Transcribe en wordt niet opgeslagen. Op die manier heb je zekerheid dat jouw data niet voor andere doeleinden wordt gebruikt. Ook wordt de data verwerkt in alleen Europese datacenters, waarbij het voldoet aan wet- en regelgeving zoals de GDPR, AVG, enz. Het statement van Amazon kan je hier lezen. Dstny verstuurd uiteindelijk de verwerkte transcriptie ook geheel encrypted verstuurd via de eigen redundante e-mail server.
De DTT zal op dezelfde manier gefactureerd worden als VoIPcube. Indien er meer transcripties worden verwerkt aan opgenomen uren, dan het commitment in het afgenomen pakket bevat, dan zal het meerverbruik gefactureerd worden. Het meerverbruik wordt naar boven afgerond op hele minuten.
Als Partner betaal je géén activatiekosten
Opzeggen kan zelf worden geregeld door in te loggen in de VoIPcube portal (https://voipcube.nl/).
Het kan voorkomen dat er meerdere relaties gekoppeld zijn aan één telefoonnummer. De DTT kan dan niet zelf bepalen naar welke klantkaart de transcriptie verstuurd moet worden. De gebruiker moet dan voor terminatie van het gesprek de juiste relatie kiezen. Anders wordt de transcriptie niet weggeschreven en zal deze ook niet geteld worden qua verbruik.
DTT kan niet in combinatie met een multi-tenant 3CX centrale worden gebruikt, omdat een contact meerdere keren voor verschillende klanten kan voorkomen in de centrale.
De DTT is afhankelijk van aanwezige recordings in de PBX en voor welke gebruikers deze functionaliteit is geactiveerd.
De tariefstelling is gebaseerd op het aantal uur aan recordings op de centrale in een maand tijd. Als er geen klant is gevonden in een CRM pakket, dan is er wel een recording aangemaakt, maar zal er geen transcriptie worden weggeschreven en wordt dan niet opgeteld bij het totaal.
Als het totaal aantal uur het pakket overschrijdt, dan worden de transcripties wel gewoon weggeschreven naar het CRM pakket, en zal een grotere transcriptie-bundel in rekening worden gebracht, passend bij het actuele verbruik.
De dienst werkt alleen als een inkomende of uitgaande oproep wordt aangenomen. Er kan dus niet eenzijdig tekst worden ingesproken.
Als een gebruiker wordt verwijderd uit de PBX dan zal die ook komen te vervallen in VoIPcube en dus DTT.
DTT kan direct worden opgezegd.
Hersteltijd | Het tijdsverloop (inclusief reactietijd) waarbinnen een gedetecteerde of gemelde storing (al dan niet tijdelijk met een workaround) opgelost dan wel gerepareerd is. |
Incidenten | Verstoring van de dienstverlening en/of de dienst werkt niet volgens specificatie. |
Mutatieverzoeken (Changes) | Aanpassingen op de bestaande configuratie van de dienst. Wanneer je een wijziging door wil voeren dien je een ticket aan te maken. Wanneer een wijzigingsverzoek verschillende taken bevat die niet aan elkaar gerelateerd zijn, dan is het aan te raden om elk verzoek als een separaat ticket in te dienen. Wanneer een wijziging meer dan 15 minuten in beslag neemt worden hiervoor kosten in rekening gebracht. |
Reactietijd | De tijd die een support engineer nodig heeft om een onderbouwde reactie terug te koppelen. |
Wanneer je supportvraag urgent is, kan je het beste bellen met onze Supportafdeling.
Niet urgent supportvragen of wijzigingsverzoeken dienen per ticket te worden aangeleverd.
Cloud Distributie doet haar best om de gestelde servicelevels te behalen, echter zijn de volgende zaken uitgesloten:
Aangekondigde werkzaamheden of onaangekondigde spoedwerkzaamheden;
Factoren die buiten de macht van Cloud Distributie liggen of buiten de scope van deze dienst(beschrijving) zoals storingen in externe platformen/datacentra en platformupdates.