De structuur van de Easybell Cloud PBX

Easybell Cloud PBX is een complete, maar overzichtelijke (zakelijke) telefonieoplossing waarmee je eenvoudig en snel je inkomende en uitgaande oproepen kan beheren.

De centrale maakt gebruik van zogenaamde extensies (gebruikers) en belgroepen (zoals keuzemenu’s, wachtrijen* en meer) waarop inkomende oproepen ingericht kunnen worden. Daarnaast kunnen aan deze extensies en belgroepen seats (apparaten) gekoppeld worden zoals de mobiele app, de desktop app**, bureautoestellen en DECT-handsets.

Wanneer je via de portal https://my.easybell.nl inlogt, kun je direct aan de slag met het instellen van je centrale. In het hoofdmenu bovenaan de pagina vind je 2 belangrijke menu opties onder “Mijn producten”

• alleen beschikbaar in de Cloud PBX Classic & Pro variant

** alleen beschikbaar in de Cloud PBX Pro variant

Telefoniediensten

Hier vind je een overzicht van je huidige telefoniediensten en telefoonnummers.

Telefoniediensten

Naast de Cloud PBX zie je ook 1 or meerdere zgn. SIP trunks. Deze gebruik je verder niet voor de inrichting van je telefooncentrale. Naast de hoofdmenu optie kun je ook via de knop [Beheer Cloud PBX] naar je centrale om deze in te richten.

Telefoonnummers

Om Cloud PBX goed in te richten is het van belang dat je 1 (of meerdere) telefoonnummers toewijst aan je centrale. Deze telefoonnummers zijn noodzakelijk om te bellen en gebeld te worden.

Standaard krijg je van Easybell altijd 1 085-nummer toegekend waarmee je direct kan bellen in je proefperiode. Daarnaast is het mogelijk om nieuwe 085 en/of geografische nummers aan te vragen of te porteren van een andere provider naar Easybell (resp. Voeg nieuw telefoonnummer toe & Telefoonnummer portering). Geografische nummers worden alleen toegewezen wanneer een locatie met het bijbehorende kengetal aangemaakt is in de portal (zie Quick links menu in Telefoniediensten).

Telefoonnummer toewijzen

Om een telefoonnummer toe te wijzen volg je de volgende stappen:

1. Zoek het telefoonnummer in met menu Telefoniediensten - Telefoonnummers

2. Kies bij het telefoonnummer Details bekijken

3. Je ziet de verbinding waaraan het nummer op dit moment toegewezen is en de bijbehorende locatie. Kies vervolgens “Opnieuw toewijzen”

4. In de lijst “Selecteer verbinding” kies je voor Cloud PBX en daarna “Toewijzen”

Wanneer de Cloud PBX niet in de lijst van opties staat, dan is het nummer reeds toegewezen aan de centrale.

5. Nu is het telefoonnummer gekoppeld aan de Cloud PBX.

Beheer je Cloud PBX

De optie brengt je naar de Cloud PBX beheerpagina en geeft je alle tools om deze naar wens in te richten.

Cloud PBX inrichten

Zodra je 1 (of meerdere) telefoonnummers aan je Cloud PBX gekoppeld hebt (zie Telefoonnummers), kun je verder met het inrichten van je telefonie.

In het hoofdmenu bovenaan de pagina vind je onder “Mijn producten” de optie “Beheer je Cloud PBX”.

In de Cloud PBX vind je 2 belangrijke onderdelen, namelijk:

• Extensies en belgroepen

De centrale maakt gebruik van zogenaamde extensies (gebruikers) en belgroepen (zoals keuzemenu’s, wachtrijen* en meer) waarop inkomende oproepen ingericht kunnen worden.

• Apparaten

Daarnaast kunnen aan deze extensies en belgroepen seats (apparaten) gekoppeld worden zoals de mobiele app, de desktop app**, bureautoestellen en DECT-handsets.

• alleen beschikbaar in de Cloud PBX Classic & Pro variant

** alleen beschikbaar in de Cloud PBX Pro variant

Extensies en belgroepen

In de Cloud PBX heeft elke extensie of belgroep een uniek telefoonnummer of, in het geval van nummerblokken, een unieke combinatie van hoofdtelefoonnummer en volgnummer.

Je kunt een nieuwe extensie/belgroep aanmaken door te kiezen voor [+ Voeg toe].

Standaard wordt bij het type extensie de optie “Directe oproep” toegewezen. Dit staat voor “gewone” telefonie en gebruik je om een gebruiker aan te maken met een eigen telefoonnummer. Daarnaast is het ook mogelijk om andere opties (extensies of belgroepen) aan te maken.

Naast "Directe oproep" zijn er ook andere opties beschikbaar voor extensies. Bijvoorbeeld een interactief spraakmenu (IVR) of ook wel Keuzemenu genoemd, wachtrijen, conferentieoplossing en een uitgebreide inrichting maken met de handige Call Flow tool. Verder zijn er nog meer opties beschikbaar zoals o.a. doorschakelingen, nachtschakelingen en antwoordapparaat (voicemail).*

• beschikbaarheid van opties is afhankelijk van gekozen Cloud PBX variant, zie voor meer informatie ook onze website: Cloud PBX - Gehoste PBX voor bedrijven | easybell

De verdere inrichting van extensies en belgroepen wordt aan je uitgelegd in de tutorials die je terug kunt vinden in de Help sectie van Cloud PBX (zie ook Tutorials).

Apparaten

Zowel extensies als belgroepen gaan gekoppeld worden aan een apparaat om daadwerkelijk mee te bellen en gebeld worden. Als er meer dan één apparaat wordt toegewezen, spreken we van een "belgroep". Je kunt een nieuw apparaat aanmaken door te kiezen voor [+ Voeg toe].

Apparaat inrichten

Een apparaat is in verschillende varianten beschikbaar in Cloud PBX.
De belangrijkste varianten vind je onder Easybell App. Dit biedt de optie om te kiezen voor de mobiele (smartphone) app of de Desktop app*. Andere opties zijn o.a. een bureautoestel, Extern Apparaat en DECT.

• de Desktop app is onderdeel van de Pro variant van Cloud PBX

Mobiele app

De mobiele app stel je in door het apparaat te configureren nadat je voor de optie Easybell App - Mobiele App gekozen hebt in de eerste stap. Stel eerst “Uitgaande telefonie” in ofwel de verbinding, nummerweergave en naam waarmee het apparaat uitgaande oproepen voert.

Vervolgens stel je ook in hoe “Inkomende telefonie” verwerkt wordt. Hier kies je de bijbehorende extensie of belgroep zodat gebruikers nu ook kunnen bellen en gebeld worden met het apparaat.

Als laatste stap voer je het e-mailadres van de bijbehorende gebruiker in en kies je “Toegangsgegevens opslaan en genereren.”

Hiermee genereert het systeem een gebruikersnaam en wachtwoord voor de mobiele app.

De mobiele Easybell App is beschikbaar voor smartphones met het besturingssysteem (Apple) iOS en (Google) Android. In de respectievelijke appstores is de app te vinden door te zoeken naar Easybell of onderstaande links te gebruiken.

https://itunes.apple.com/de/app/easybell-voip-to-go/id1390554311?l=de&ls=1&mt=8

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.csipsimple.easybell2.android

Na downloaden en installeren van de mobiele app kun je de gebruikersnaam en wachtwoord invoeren of alternatief direct vanuit de app de getoonde QR-code scannen.

Voor dagelijks gebruik van de mobiele app raadpleeg je de Handleiding Mobiele App Easybell.

Desktop app

Instellen en configureren van de Desktop app is grotendeels identiek aan de Mobiele app.

Ook hier voeg je een apparaat toe aan de Cloud PBX en configureer deze voor een gebruiker, inclusief uit- en inkomende oproep instellingen. In dit geval selecteer je de optie Desktop App in de eerste stap.

Als laatste stap voer je weer het e-mailadres van de bijbehorende gebruiker in en kies je “Toegangsgegevens opslaan en genereren.”

Hiermee genereert het systeem een gebruikersnaam en wachtwoord voor de Desktop App.

De desktop Easybell App is beschikbaar voor computers met het besturingssysteem (Apple) MacOS en (Microsoft) Windows. De installatiebestanden kunnen via onderstaande links gedownload worden.

https://www.easybell.nl/fileadmin/download/apps/easybell-desktop-client.zip

https://www.easybell.nl/fileadmin/download/apps/easybell-desktop-client-mac.zip

Voor dagelijks gebruik van de mobiele app raadpleeg je de Handleiding Desktop App Easybell.

Overige apparaten

Naast de mobiele en desktop app is het ook mogelijk om andere type apparaten te koppelen aan de Cloud PBX van Easybell. De inrichting hiervan is grotendeels identiek aan de Mobiele & Desktop App.

Na de stap van opslaan en genereren van de Toegangsgegevens wordt een extra set opties getoond om het toestel te configureren.

Easybell ondersteund verschillende merken en typen voor automatische configuratie. Met handmatige configuratie kunnen veel IP-toestellen geconfigureerd worden, maar dit is een minder veilige manier om toestellen in te richten voor Cloud PBX.

Handmatig

Handmatig inrichten van het apparaat kan door de getoonde gegevens in te voeren in het IP-toestel.

Gebruik hiervoor de volgende gegevens

• SIP-registrar (in sommige apparaten ook (SIP) Server genoemd)

• SIP-gebruikersnaam (in sommige apparaten ook (SIP) User genoemd)

• SIP-wachtwoord (in sommige apparaten ook (SIP) Password genoemd)

Raadpleeg de handleiding van je apparaat voor uitgebreide instructies omtrent het handmatig configureren van deze instellingen.

Automatisch

Easybell adviseert om gebruik te maken van Automatische configuratie door middel van automatische provisioning.

Voor automatische configuratie voer je de volgende gegevens in van je toestel. Alleen de genoemde fabrikanten en modellen zijn geschikt voor automatische configuratie.

 Fabrikant (ondersteunde fabrikanten zijn: Yealink, SNOM, Htek, Gigaset)

 Model type

 MAC-adres (uniek identificatienummer van het apparaat, vaak fysiek op het apparaat genoteerd)

 Lokalisatie: Nederlandse beltonen & taal

 Activeer versleuteling zodat data encrypted over het internet verstuurd wordt

Hierna hoef je je telefoontoestel alleen nog te herstarten en wordt deze binnen een aantal minuten automatisch geconfigureerd.

Extensies en apparaten koppelen

In bovenstaande stappen zijn extensies en belgroepen aan apparaten gekoppeld en daarmee kan direct gebeld worden en is de Cloud PBX centrale bereikbaar voor externe oproepen van klanten.

Als dit nog niet is gebeurd, kunnen de componenten ook achteraf nog gekoppeld worden

• Via Extensies en belgroepen.
  Zoek de juiste extensie of belgroep en kies “Bewerk”. Onderaan de configuratiepagina vind je de reeds toegewezen apparaten.
  

  

Kies nogmaals voor “Bewerk” en selecteer het apparaat dat je aan de extensie wenst toe te voegen.

Het toegewezen apparaat ontvangt nu, naast de reeds gekoppelde apparaten, ook oproepen die via de extensie of belgroep ontvangen worden en kan gebruikt worden om namens de extensie te bellen naar anderen.

• Via Apparaten
  Ook via Apparaten is het mogelijk om de koppeling tot stand te brengen. Kies bij Uitgaande telefonie voor de juist weergaven en bij Inkomende telefonie (“Bewerk”) voor het apparaat dat je wilt toevoegen.
  

In dit scenario wijs je de gewenste Extensie (of Belgroep) toe aan het apparaat.

Pas de toewijzing later aan

Door de onderverdeling in Extensies & belgroepen enerzijds en Apparaten anderzijds kun je de routering later snel en eenvoudig aanpassen en uitbreiden. Als het team groeit, voeg je gewoon nieuwe apparaten toe aan een gespreksgroep. Als iemand andere taken krijgt, verwijder je de extensies die niet langer nodig zijn of wijs je nieuwe extensies toe.

Voor meer toelichting over de inrichting van apparaten kun je gebruik maken van de tutorial “Basisinstellingen Cloud PBX” in Cloud PBX bij Help (zie Tutorials).

Audiobestanden

De laatste component van de Cloud PBX biedt een aantal standaard audio opnamen die gebruikt kunnen worden voor wachtenden in een wachtrij of wanneer je een voicemail wilt aankondigen.

De audio kan gekozen worden wanneer je bv. een wachtrij, keuzemenu of antwoordapparaat inricht.

Audiobestanden toevoegen

Voor een professionele indruk is het gebruikmaken van eigen, op maat, audiobestanden natuurlijk een voorkeursoptie.

Dit is mogelijk door zelf audiobestanden toe te voegen.

Geef de opname een herkenbare naam  en selecteer het type  waarvoor het bestand ingezet gaat worden. Vervolgens kun je zelf een bestand uploaden naar de centrale  of zelf te creëren door een van de extensies in je centrale te bellen en deze via het toestel (mobiele app, desktop app of bureautoestel) op te nemen  .

Zelf een opname inladen is mogelijk via de optie “Nieuw bestand uploaden”.

Voor eigen opname selecteer je de extensie en kies je “Opname bestand”. Vervolgens ontvangt de geselecteerde extensie een inkomende oproep met instructies.

Na de opname is deze zichtbaar in Audiobestanden.

In de feature Call Flow* kun je dit bestand vervolgens in een routering plaatsen. Voor meer informatie hierover, zie de Handleiding Call Flow Creator.

• beschikbaar in de Pro versie van Cloud PBX van Easybell.

Tutorials

Tutorials

In de Cloud PBX zijn tutorials beschikbaar die je stap voor stap door de inrichting van de Cloud PBX helpen. Zo hoef je niet eerst een volledige handleiding door te lezen voordat je met je telefoniecentrale aan de slag kan!

De tutorials in Cloud PBX helpen je met het inrichten van je telefooncentrale en geven je bij elke stap een duidelijk uitleg over de functie en wat je kan invullen of instellen.