Intakeformulier – Implementatie Flowcord AI‑Assistent

Organisatiegegevens

Naam organisatie:
Afdeling(en):
Contactpersoon:
Functie:
E‑mail:
Telefoonnummer:

Doelstellingen van de AI‑assistent

1.     Wat is het primaire doel van de AI‑assistent?
☐ Betere bereikbaarheid
☐ Verminderen telefoondruk
☐ Snellere beantwoording van vragen
☐ Verbeteren klanttevredenheid
☐ Automatiseren van handmatige processen
☐ Anders, namelijk: ____________________________________

2.     Welke problemen ervaart de organisatie momenteel?

3.     Voor welke doelgroep(en) wordt de assistent ingezet?
☐ Klanten
☐ Partners
☐ Interne medewerkers
☐ Overig: ___________________________________

4.     Welke taken moet de AI‑assistent uitvoeren?
☐ FAQ beantwoorden
☐ Statusupdates geven
☐ Afspraken plannen
☐ Tickets aanmaken
☐ Orders verwerken
☐ Doorverbinden naar medewerkers
☐ Anders: _____________________________

5.     Wat zou voor jullie een perfecte AI‑assistent betekenen? (concrete voorbeelden)

6.     Welke taken moeten zeker niet geautomatiseerd worden?

Content & Kennisbronnen

1.     Welke informatiebronnen moeten worden gekoppeld?
☐ Website / FAQ
☐ SharePoint / documentatie
☐ CRM, zo ja welk CRM pakket…
☐ Handleidingen
☐ Interne kennisbank
☐ Overig: ___________________________________

2.     Wie is verantwoordelijk voor het aanleveren en bijwerken van informatie?

3.     Hoe vaak verandert de informatie?
☐ Dagelijks
☐ Wekelijks
☐ Maandelijks
☐ Zelden

Integraties & IT‑landschap

1.     Met welke systemen moet de AI‑assistent integreren?
☐ CRM (Dynamics, Salesforce, etc.)
☐ Ticketing (TOPdesk, ServiceNow, etc.)
☐ Telefonie (SIP, PBX, Teams Voice)
☐ ERP / Ordersystemen
☐ Identiteit (Azure AD / SSO)
☐ Overig: ___________________________________

2.     Welke kanalen moet de AI ondersteunen?
☐ Webchat
☐ WhatsApp
☐ Microsoft Teams
☐ E‑mail
☐ Telefonie / Voicebot
☐ Overig: ___________________________________

Dataveiligheid & Privacy

1.     Worden er persoonsgegevens verwerkt?
☐ Ja
☐ Nee
Zo ja, welke?

2.     Zijn er specifieke compliance‑eisen?
☐ AVG
☐ NIS2
☐ Sector wetgeving (zorg, overheid, etc.)
☐ Anders: _______________________

3.     Waar moeten data worden opgeslagen?
☐ EU datacenters verplicht
☐ Geen voorkeur

4.     Moet er aanvullende logging of audittrail aanwezig zijn?
☐ Ja
☐ Nee

Gebruikerservaring

1.     Gewenste tone‑of‑voice:
☐ Formeel
☐ Professioneel
☐ Vriendelijk
☐ Toegankelijk
☐ Humor toegestaan
☐ Anders: ____________________________

2.     In welke talen moet de AI kunnen communiceren?
☐ Nederlands
☐ Engels
☐ Anders: ____________________________

3.     Wat moet de AI doen als hij iets niet weet?
☐ Doorverwijzen naar medewerker
☐ Ticket aanmaken
☐ Alternatief antwoord geven
☐ Anders: ____________________________

KPI’s & Succescriteria

Welke KPI’s bepalen of de AI‑assistent succesvol is? (meerdere mogelijk)

☐ Vermindering telefoondruk
☐ 24/7 bereikbaarheid
☐ Verkorting responstijd
☐ First Contact Resolution
☐ Klanttevredenheid (CSAT/NPS)
☐ Kostenbesparing
☐ Anders: ___________________________________

Organisatie & Eigenaarschap

1. Wie wordt product owner van de AI‑assistent?
2. Wie is verantwoordelijk voor beheer / training?
3. Moeten medewerkers worden opgeleid?
   ☐ Ja
   ☐ Nee

Toekomstvisie & Schaalbaarheid

1.     Moet de AI‑assistent later meerdere afdelingen ondersteunen?
☐ Ja
☐ Nee

2.     Zijn er plannen om voice‑toepassingen toe te voegen?
☐ Ja
☐ Nee

3.     Moet de AI ook proactief meldingen versturen?
☐ Ja
☐ Nee

Randvoorwaarden en beperkingen

1. Wat mag de AI‑assistent absoluut niet doen?
2. Zijn er operationele of technische beperkingen?